什么是货物管理系统，货物管理系统设计开发详解？

第一节 货物管理

一、货物管理表格及使用

货物管理的三个控制环节就是进货、销货和存货。首先我们来看一下进货。

进货又叫订货，是店面销售的初始环节。合理的订货量，既能保证店面的合理销售，又不会导致店面的存货过多。

随着科技的发展，现在很多的品牌及店面都有了自己的订货系统，只要输入相应的销售及库存，就能给予合理的订货量，本文目的是教会大家系统后面的逻辑，通过学习，可以合理的安排及修正订货量，从而减少和排除其他因素的影响。

餐饮的店面货物管理一般用到的表格有：订货表、日、周、月的盘点表、损耗表、原料领用表、入库单或出货单、调拨表、退换货申请表等

1、订货表

订货表也叫报货表，一般是用来统计订货量的表格，虽然现在订货系统很发达了，但是很多货物仍然需要人为的调整，例如系统上显示是3.5箱，到底是进货3箱还是4箱，就需要人为的根据预算和安全存量做出调整，相同类别的或者相似类别的可以一个调整高，一个调整低，从而尽量的实现平衡。个人建议可以先在订货表上计算好，然后再在系统上面修改，避免因为临时的调整导致相同类别的两样都高或者都低，导致积压库存或者断货。

报货表模板

报货表一般由编码、名称、包装规格、最小单位、售货单位、单位销售价、报货量、报货金额组成。

编码一般是为了快速的找到产品，现在完备一点的系统可以有直接的搜索功能，可以快速的找到产品。同时编码也是为了很好的区分产品的一个方式，例如：上表的燕麦罐头和燕麦罐头（新），由于厂家包装规格发生了变化，如果搜索选择不正确，很容易产生断货的风险。

名称一般的公司都有自己的名称，只要知道是什么产品即可，避免因产品名称不了解造成的订货错误，例如上图的500CC塑杯很多个人常用的称呼叫冷饮中杯，只要告诉订货人员知道是什么产品即可。

规格是为了店面销售方便、运输储藏方便、及成本控制等多方面的考量制定的，订货的时候要注意产品规格的变化，例如：上表的燕麦罐头和燕麦罐头（新）就可能是产品滞销导致在产品上市期内或效期内销售不完调整的较少的数量；也有可能是数量太多导致运输过程中破损严重更改的产品规格。总之报货时一定要看准包装规格的变化，以防货物积压或断档。

最小单位是为了盘点的需要，同时也可以知道最小的包装情况，有的包装最小的单位就是包，有的确可以在包的里面再多一层袋的包装，例如：上表的海盐奶盖粉最小包装就是包，没有根据实际产品的用量在细分到袋；进口草莓果粒酱就根据用量细分到了更小的规格。

销售单位是为了更好的运输及储存对外销售的单位，一般比较难运输的产品都会一箱为单位，部分产品由于销量等因素也可能按包等订货。还有一种可能就是公司为了方便统计按最小单位进行订货，但是需要整箱的起订，例如：果葡糖桨（整箱起订）订货的数量必须是订货单位桶的6倍的整数倍。订货的时候一定要细心，避免要定6箱，实际入货只有1箱，导致断货的情况。

报货量是实际报货的数量，需要经过实际的计算得出来的数量。

报货金额=单位销售价*报货量，方便统计金额及时的汇款。

2、日、周、月盘点表

盘点是指定期或临时对库存商品实际数量进行清查、清点的一种作业。

店铺在营运过程中存在各种损耗，有的损耗是可以看见和控制的，但有的损耗是难以统计和计算的，如偷盗、账面错误等。因此需要通过盘点来得知店铺的盈亏状况。

通过盘点，一来可以控制存货，以指导日常经营业务；二来能够及时掌握损益情况，以便真实地把握经营绩效，并尽早采取防漏措施；三是核实管理成效。

盘点方式通常有两种：

一种是定期盘点，即仓库的全面盘点，是指在一定时间内，一般是每日、每周或每月结算前进行一次全面的盘点，方便财务的核算及分析

二是临时盘点，即当仓库发生货物损失事故，或店长等更换，组织一次局部性或全面的盘点。

盘点的步骤一般是先整理仓库，把相同的货品按照先进先出的规则放好，然后按照货架从左到右，从上到下的方式盘点，切不可找盘的形式盘点。找盘就是先确定一个货品，然后不同的货架上面去找，这样很容易漏盘。所以盘点就是按顺序看见什么产品记录什么产品，后面有相同的再去添加，切不可一边盘点一边理货，导致盘点错乱。盘点过程中有出库的情况，及时的记录并减去，以防重复盘点。

日、周、月盘点表模板

日、周、月盘点表基本是一样的，就是直接记录盘点的数量，要看清产品的规格，并记录清晰，必要的时候在备注栏填写备注。

3、损耗表

损耗表也叫报损表，是记录店面物品损耗的表格，通过利用定额这个经济杠杆，对品消耗进行控制和监督，达到降低物耗和原料成本的目的。也是店面核算物品与销售一致的关键报表。

损耗表模板

损耗表模板

日期/班次：正确的记录日期及班次，方便核对当天的货物使用情况及合理的了解每班次损耗的多少，方便分析并做整改。

产品名称：产品名称要记录精确，必要的时候要有所备注，例如：红茶叶200克，或者是红茶水200克，不可以直接写红茶200克，让人不知道是茶水还是茶叶。如果100克红茶叶可以泡1000克茶，200克的红茶水折算下来只相当于20克的红茶叶，所以相差还是比较大的，填写时记得区分半成品还是成品。

数量：数量后面要添加单位，以方便核算，且单位要按照公司的要求统一填写，例如：红茶水可以有两个单位克和毫升，一般按照门店方便核算的单位来进行报损。

报损原因：写明报损原因，有利于分析店面的弊端，并及时的调整。例如：店面每天晚班打样都损耗3000克左右的红茶水，而制作一份红茶水是5000克，我们是否要考虑要优化为半份制作。

员工签字可以知道当时是谁执行的，以便值班经理或店长签字时方便沟通损耗的原因或者当时的状况。

还有一种损耗表是按照原料编制的，有利于整体计算当月或者当周的损耗总量。不利的是如果原料太多，导致表格总数太多，且损耗需要换算成半成品的成本，对损耗原因记录有影响。

4、原料领用表

原料领用表是店面统计使用量的一个辅助工具，方便门店核对当天物品使用与实际销售之间的差异，可以从很大程度上节省盘点时间。

原料领用表模板

原料领用表模板

记录原物料的名称，可以与订货表上面的名称一致。

单位记录实际领用的单位，建议是最小单位，以方便盘点时的核算。

数量与单位想统一，记得换算成相应的单位，以防把一包记录成一箱，导致数量的差异。

领用时间方便核实补货频率及使用情况的核对。

5、入库单或出货单

出货单是物流送货时的表单，收货时确认数量与到货单上面的数量一致，收货时细致检查是否有破损等情况，有破损的及时记录数量，按公司标准执行退回等。同时要和订货表核对是否一致，以防到货单上面的产品和订货表上面的数量和品质不一致导致断货，也可以避免因订货和送货不一致造成的损失。

如果因破损导致无法使用，影响产品销售断档的可能，及时上报补发或者同市调拨使用等。

出货单模板

出货单一般是仓库或者工厂发货时打印的表单，此类表单需要在审核无误后，按标准存档，以备月底核算时使用。

6、调拨表

调拨表也叫调拨单是记录商品在同一公司不同仓库之间移动或者不同门店之间移动的凭据，将减少调出仓库的库存，增加调入仓库的库存。通常是一式两份，方便于两个仓库或门店的财务核算。

调拨单模板

调拨单模板

调拨单需要认真的填写出货的店面及入货的店面，认真记录品名及数量，以方便财务的最终的核算及双方店面的打款。

此类表单需要在审核无误后，按标准存档，以备月底核算时使用。

7、退换货申请表

退换货申请表也叫退换货表，是记录店面退换货情况的表单，不但是财务核算时需要用到的重要表格，也是分析门店退换货原因及频次的重要表格，通过表格的分析，可以及时减少退换货的频率及数量。

退换货申请表模板

此类表单需要在审核无误后，按标准存档，以备月底核算时使用。

二、店面订货技巧

对于一个店面最好用也是最常用的订货方式就是补齐式订货。

所谓的补齐式订货就是采用补齐的方式来订货。

1990年，麦当劳公司在深圳开设了中国的第一家餐厅，那时，“补齐式订货”对于国人还只是教科书上抽象的名词，麦当劳就将这种先进的模式带进了中国。近年来，随着中餐连锁企业管理统一化，流程标准化，采购集中化，分析数据化，补齐式订货系统已经成为连锁发展必不可少的关键一步。

补齐式订货的优点：能够保证订购足够量的符合标准的半成品以维持营运，并根据营运状况及时调整定量，使得营运顺畅。减少订货过多将会造成不必要的浪费，可能因为原料的过期或因存货过多而导致资金积压；避免订货不足会使营业额和利润下降，并对公司信誉和员工士气产生不良影响，因为紧急订货，调拨频率增加，耗费时间，人力成本上升，更可能因调拨的运送状态而导致原料的品质下降。

补齐式订货需要了解的几个数据：

1、订货周期：本次订货到下一次订货所用的时间，这个时间需要不但要考虑到下次订货的天数，还要考虑物流到货的天数，所以要算清楚实际的使用周期。例如：每周一订货，周三到货，订货周期为一周时间，使用周期为本周一到下周四。

2、千/万元用量表：国外喜欢以千为单位，一般销售都是多少多少千，故用千元用量表，中国喜欢以万为单位，故用万元用量表。其算法等于每销售1千/万元，所对应的原料的用量。最标准的万元用量表是系统根据销售实际拉出来的数据，在没有系统支持的情况下，可以采用盘点来计算。

例如：本月店面销售为50万，盘点红茶使用数量为11箱，同时要考虑有没有特殊的报损，经查询报损表发现，有一箱为人为不小心导致调到水里报损，应该减去，因为这一箱是一个偶然的事件，不是通常都会发生的，实际使用量就是11减1等于10箱。50万元用去10箱，一万元即为0.2箱。

本月红茶万元用量=10箱÷50=0.2箱

万元用量也要考虑本月是否有促销，或者根据季节变化，新品等对用量的影响，如果此类产品促销，预估占比由上个月的5%提升到15%，则万元用量也要提升3倍，同时也要考虑同类別产品万元用量的下降。

3、订货周期内销售预估：订货使用时间内预估可以做的销售。需要考虑天气对销售的影响，以及节假日的影响等。

4、安全销售存量：为了应对特殊销售变化的安全库存。根据实际店面的存放，及产品保质期等因素调整。

5、盘点剩余量：订货前盘点的剩余的数量。

通常订货有简易式的补齐式订货和标准式的补齐式订货。

先来谈一谈简易式的补齐式订货，此类订货属于相对宽松的订货周期，以及产品使用效期比较长，不需要考虑因报货量超标造成的原材料的损耗，以及因为订货频率限制导致的货物短缺的断档。例如红茶，保质期1年，你可以一个月进一次，也可以发现货物少了随时的补货，此时就可以用简易式的订货。

例如：订货日为每月1号，到货日为每月10号，红茶万元用量按上述万元用量为0.2，上个月销售50万，考虑这个月是旺季，而且节假日比较多，根据每天的销售预估，或者去年同期的销售对比，预估本月销售为78万，下个月1-10号预估为20万，则订货周期内销售预估为98万。考虑到销售变化到来的影响，在预计30%的安全存量。盘点库存8.8箱，在没有促销或季节变化的情况下可以直接计算订货量。

订货量=订货周期内销售预估×（1+30%）×万元用量-盘点库存

红茶订货量=98×130%×0.2-8.8=16.68箱

根据实际情况调整为17箱。一般情况及时发现销售超过预期，也可以在加订一批货，如果发现销售达不到预期，也不会造成原料的损耗，只是造成库存积压。

标准式的补齐式订货相对于简单式的用处较广也较为复杂，限制较多。例如生鲜原料，保存期限有限，且订货周期相对于恒定，一般可能都是当天送，如果断货想补货也不一定有货，所以必须要相当的精确。

算法基本上是一致的，只是要考量万元用量及销售预估的因素比较多，一旦缺货就会断档，一旦订货太多又容易过期报废。还有一些需要提前解冻的产品，也可以根据销售时段的预估进行解冻。

例如：解冻牛排，保质期24小时，可以根据每时段的销售额计算出前一天的相对时间的万元用量，进而根据今天相同时段的预估销售额，进行预估解冻量，如果怕断档，可以加上后面几个时段的安全存量。

三、货物储存

货物储存是门店收货完毕后，进行货物入库存放的过程，一般入库前先对货物进行整理及补货，良好的货物储存可以提高补货效率及盘点效率，同时也能提高盘点的准确性及减少货物的报损率。

一般货物储存有以下12个原则：

1、靠近出口原则

刚到的货物在离出口最近的空储位上，有利于整理及码放。

2、 周转率原则

物品周转率越高，离出口越近，避免进货及补货频率高造成的出入库困难。

3、 物品相关性原则

订购相关性大的物品并置于相邻储位，例如用到定制的杯子，都会用到杯套，所以两样东西尽量相邻，以方便补货。

4、 物品同一性原则

把同一种物品存放在同一位置，以方便查找及盘点。

5、 物品类似原则

把类似品储存于相邻的储位，方便盘点及订货时万元用量调整后，方便调整，例如：中杯纸杯及大杯纸杯，方便补货及订货的调整。

6、 物品相容性原则

相容性低的物品决不能存放在一起，以免损害品质。例如：食品和清洁剂。

7 、先入先出原则

先入库物品应先出库。同时在储存时，要看好原料的日期，先到期的原料先用，应该码放在后到期的原料上面。

8、 堆高原则

为提高空间利用率，能用托盘堆高的物品尽量用托盘存储，同时按照码放的要求进行码放，例如：蔬菜类等不能承重的物品，一般不能叠加码放，或者按实际标准不超过相应的承重层数，以免压坏。

9、面对通道原则

物品面对通道，便于识别条码、标记和名称。每个货架应在合理的位置标注产品的名称等。

10、 产品尺寸原则

为了有效的利用空间，在布置仓库时必须知道物品装在单元大小和相同物品的整批形状，方便安排在合理的位置。

11、 重量特性原则

按照物品重量大小来制定货架。重的物品置于地面或货架下层，轻者置于货架上层。如果货架不满，或者货物轻重不明显，则按照先下后上的原作。

12、 产品特性原则

根据产品特性安排单独区域或者划定区域储存，例如：易燃易爆物储存于有防火设备的空间，易窃物储于有保险锁的地方，易腐物储于冷冻之处，易污物加套储存等。

四、店面货物核算

每月或每周盘点后应对店面进行货物的分析，从而找到店面货物管理上的漏洞及需要改进的问题，及时的做出整改。

现在的ERP系统如果设计好，可以直接通过销量进行核算原材料的使用量，这里需用到BOM表。

BOM（Bill of Material）物料清单，也就是以数据格式来描述产品结构的文件，是计算机可以识别的产品结构数据文件，也是ERP的主导文件。BOM使系统识别产品结构，也是联系与沟通企业各项业务的纽带。

例如：一个牛肉汉堡的物料清单为4寸汉堡面包1个，汉堡酱20克，生菜20克，牛肉片1个。如果一个月销售1000个牛肉汉堡，相应的值应该是1000倍，如果盘点不一样就要去找差异，以及差异的原因分析。像汉堡酱、生菜、炸油等一般无法准确到整个数字计算的原物料，一般要计算应产率是否达标。

盘点使用量计算公式：

盘点使用量=期初盘点数+入库量±调拨量-期末盘点

举例说明：7月底500CC纸杯盘点数为11.2箱，7月-8月共进货8箱，期间调拨给同市B店2箱，8月底盘点数为2.8箱。

8月盘点使用量=11.2+8-2-2.8=14.4箱

差异寻找公式：如果不等于零，证明有差异，正数证明少了多少个，负数证明多了多少个。

差异数量=盘点使用量-数销售使用量+损耗量

举例说明：8月盘点使用量是14.4箱，收银系统拉去500CC纸杯销售12533个，其中一箱为1000个，即销售12.533箱，计算期间损耗845个，即0.845箱。

差异数量=14.4-12.533-0.845=1.022箱=1022个

此处证明少了1022个，要认真的分析以上所有的数据是否正确，首先看期初的盘点数是否录入正确，在查找进货单的数量，以及调拨单的数量是否正确，然后对期末盘点进行复盘，确定期末盘点的数量，如果都没有问题，再一次的确定销售统计数量或者BOM表编制是否正确，最后再看看损耗录入是否正确。

如果均是正确的，则看看上个月是否有反向的差异，例如7月份500CC纸杯差异为-988个，说明可能是7月底盘点时出现的某个数据的错误，这样合计7-8月差异为34个，符合公司制定的1%的差异标准。

还有一种可能就是500CC纸杯少了1022，但是700CC纸杯多了1000，可能是出货、收货、调拨、盘点等环节记录错了。

应产率是指原料制作成为产品的数量。应产率越高，代表制作产品的数量越多，代表减少了浪费或者原物料给少了，应产率越低，代表制作产品的数量越少，代表有浪费、有丢失或原物料给多了。

举例说明：一个牛肉汉堡的物料清单为生菜20克，一箱生菜为10千克，理论上可以做500个牛肉汉堡，同时考虑制作过程中会有散落或者人手工制作时会有误差，一般应产率都有一个范围：485-515为合理的范围，如果少于485，证明制作时洒落太多或者操作时给多了；如果大于515，说明制作时给少了，所以多了或者少了都是不标准的操作。这也是控制不能用整个计算的原材料使用量的很好的一个指标。

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